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Etiqueta y protocolo al escribir un correo electrónico profesional Ahora bien, cuando hablamos del cuerpo del mensaje tenemos reglas importantes que debemos seguir: Asegúrate de contestar antes de 24 horas: Contesta aunque sea para decir que estás ocupada y logo icon for google plus

              
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Etiqueta y protocolo al escribir un correo electrónico profesional

Ahora bien, cuando hablamos del cuerpo del mensaje tenemos reglas importantes que debemos seguir:

  • Asegúrate de contestar antes de 24 horas: Contesta aunque sea para decir que estás ocupada y contestarás después.
  •  Negar los correos: No niegues que recibiste el correo, es de mal gusto y existen maneras de corroborarlo. Esto se evita siguiendo el punto anterior.
  •  Suponer que se recibió:  Llama. Si tu correo es urgente, notifica que lo enviaste.
  • Sé concisa: Debe ser corto y preciso. No lo hagas más largo de lo necesario.
  • Identifica a quién debes incluir: Si es una lista de personas, asegúrate de que son los involucrados en el asunto.
  •  Cuidado con la ortografía y reglas gramaticales: Escribe como si estuvieras escribiendo una carta. Verifica antes de enviarlos.
  •  Evalúa el mensaje antes de contestar: Algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista. No respondas nunca si estás enojada o emocionalmente herida. Recuerda que estos correos pueden quedar archivados y sus respuestas pueden traer consecuencias negativas.
  •  No utilices capitulares para toda la palabra: El uso exclusivo de mayúsculas hace que parezca que estás gritando y el uso exclusivo de minúscula lo hace parecer flojo. Si lo que quieres es enfatizar algo, utiliza negritas o asteriscos.
  • No utilices fondos o gráficas HTML: Estos pesan mucho y no todos los programas lo admiten.  En algunos correos electrónicos pueden ocasionar que el correo del destinatario se bloquee o congele.
  • Utiliza correctamente el CC y el BCC: Verifica que los que incluyas en el correo sean los correctos. Añadir a alguien en un asunto que no le concierne es un error.
  •  Avisa cuando vayas a enviar un documento largo: No debes adjuntar documentos largos sin advertirlo. Si es un recurso que existe en la red, es recomendable incluir la dirección de URL (enlace) de donde lo obtuviste.
  •  Examina el lenguaje:  Evita las palabras que se puedan considerar sexistas, los chistes que se pueden malinterpretar, y temas sensibles como la religión o política.

La buena comunicación es muy importante en todo tipo de relación, por eso es crucial que la utilicemos correctamente. Sé formal, respetuosa , agradable y cooperadora. Sigue estas recomendaciones y lograrás que tu comunicación electrónica te traiga los resultados esperados.

Foto: iStockphoto


 
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